Contingencia Offline: ¿Qué es y cómo funciona?

¿Alguna vez se ha parado a pensar que, incluso con toda la tecnología disponible hoy en día, su empresa aún puede sufrir problemas de comunicación o falta de acceso a Internet? 
Pensando en estos posibles escenarios, sabemos que en este nuevo mundo de la emisión fiscal es imposible imaginar que su negocio se desconecte, o se convierta en rehén de estos problemas, ya que las empresas necesitan optimizar el tiempo de emisión de los documentos fiscales a sus clientes, incluso en situaciones inesperadas.

Actualmente, la SIFEN proporciona la Contingencia Offline para la emisión de documentos fiscales electrónicos. Esto no es más que un proceso que permite al emisor continuar emitiendo sus documentos fiscales, independientemente de cualquier problema técnico que pueda ocurrir en la empresa, o incluso problemas técnicos en la propia SIFEN.

Con eso, hoy vamos a hablar sobre la Contingencia Offline y cómo funciona dentro del mercado fiscal y en qué situaciones debemos utilizarlas.

¿Qué es Contingencia Offline?
Este modelo de contingencia actualmente puede utilizarse actualmente para emitir Facturas Electrónicas offline. Permite al emisor realizar la emisión de estos documentos, incluso estando totalmente sin comunicación con internet.

Posteriormente, cuando se restablezca la comunicación, estos documentos emitidos sin conexión deberán sincronizarse en un plazo de 72 horas, contadas a partir de la fecha de autorización del documento en modo offline.

Una de las ventajas de la contingencia offline, es que este proceso puede activarse en cualquier momento, es decir, sin necesidad de autorización de SIFEN.

Sin embargo, esto debe hacerse con precaución. Esto se debe a que, si esta modalidad se utiliza indiscriminadamente, puede ocurrir que no se respeten los plazos para la transferencia de documentos fiscales. La situación puede acarrear problemas como multas y otras sanciones para la empresa.

¿Qué es Factura Electrónica en contingencia?
Se sabe que existen situaciones, aunque no muy comunes, en las que el sistema SIFEN puede presentar inestabilidad o incluso estar desconectado. 

Si necesita generar una factura electrónica en estas condiciones, será necesario recurrir a una alternativa.

Debido a esto, existe la posibilidad de utilizar la contingencia offline para la emisión, ya que al no estar disponible el sistema SIFEN, la empresa no correrá el riesgo de ser sancionada por no emitir la factura. 

De esta forma, es posible emitir la Factura Electrónica e imprimir la KUDE sin la autorización previa de SIFEN.

¿Cómo funciona la emisión de la factura electrónica?
Primero, tenemos la creación de un archivo en formato XML, que debe guardarse y realizar el posterior envío a SIFEN cuando se solucionen los problemas técnicos. El KUDE debe imprimirse en una vía para el cliente y otra para el establecimiento. La vía del establecimiento debe guardarse hasta el momento de la liberación y emisión del XML.

Tras la emisión de la factura electrónica en contingencia, el plazo de envío a SIFEN es de 72 horas. Al igual que en la factura electrónica emitida offline, la factura en contingencia debe contener obligatoriamente datos como la fecha y la hora.

¿Qué cuidados deben tomarse al expedirlos?
Uno de los primeros consejos, es utilizar la emisión de la factura electrónica en contingencia como excepción. Si SIFEN percibe el uso excesivo y sin justificación, podrá limitar el uso de esta funcionalidad por parte del establecimiento.
También es importante destacar que el comercio puede ser penalizado si envía la factura electrónica fuera del plazo de un día, y es esencial el seguimiento de la numeración referente a la factura offline.

¿Cuándo se debe activar la contingencia?
Básicamente, se recomienda el uso de la factura electrónica en contingencia en casos de indisponibilidad del sistema SIFEN, problemas en Internet del establecimiento o algún fallo de disponibilidad en la propia red en la que se inserta ese negocio.
La factura electrónica en contingencia, sólo debe utilizarse de forma eventual en determinadas circunstancias. Si el establecimiento no lo hace, correrá el riesgo de ser inspeccionado y posibles multas.

Este recurso es de gran utilidad, ya que tiene como objetivo tranquilizar los problemas relacionados con la lentitud en la emisión de una factura, dando una mayor eficiencia y, consecuentemente, mayor eficiencia a las operaciones comerciales.

¿Cómo emitir una factura electrónica en contingencia?
Debido a que el procedimiento es burocrático y requiere tiempo, no se puede hacer manualmente. Para evitar errores, retrabajos y problemas con SIFEN, es fundamental el uso de software automatizado.

En él, no solo tendrá los medios para emitir una factura electrónica en contingencia, sino que también hará la correcta gestión y control de los documentos de este y otros sectores de su negocio. Es importante buscar una solución, que pueda realizar el proceso de contingencia offline mencionado anteriormente.

Bueno, ahora que conoces un poco más sobre la emisión en contingencia offline, te invito a conocer el InvoiCy, la plataforma más moderna y completa para la emisión y gestión de los documentos fiscales de tu negocio.

¿Te pareció interesante esta lectura? Si tienes alguna duda sobre este tema o simplemente quieres compartir tu opinión, no olvides dejarnos un comentario. Haga clic y conozca nuestras soluciones para agilizar su rutina fiscal.

Por Russinara Richter

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